Gültekin Altuntaş

Çağımızda, eğitim ve/veya meslek yaşamınız boyunca başarınızın önemli bir kısmı, yazılı, sözlü ve görsel iletişimi ne derece iyi yapabildiğiniz ile bağlantılı olacaktır. Bu anlamda, başarılı bir iletişimci olmak için doğuştan iyi bir iletişimci olmak gerekmez; okuma, yazma, dinleme, konuşma, araştırma vb. ile ilgili beceriler eğitim ve uygulama yoluyla kazanılabilecek ve belirli bir amaca yönelik olarak kullanılabilecek becerilerdir.

Etkin sunum becerileri, dikkatle ve özenle kullanılacak olan sözlü/yazılı ifadeler ve görsel olarak yansıtacağınız beden dili ve teknolojik görsel/işitsel araçların desteğinin bir birleşimi ile temel olarak üç ana amacı gerçekleştirmek için kazanılmalıdır: a) bir konuda birilerine bilgi vermek, b) bir konuda birilerini ikna etmek ve c) bir konuda birilerini eğitmek. Sözü edilen amaçları gerçekleştirebilmek için sunumu yapacak kişinin, sunum hazırlığı aşamasında kendisine sorması gereken ‘ne tür bilgi?’, ‘neden?’, ‘kim(ler)e?’, ‘nerede?’, ‘ne zaman?’ ‘ne kullanarak?’ ve ‘nasıl?’ gibi sorular mevcuttur.

Etkin bir sunum hazırlamadan önce bilinmesi gereken önemli noktalar üzerinden geçecek olursak, sunumun katılımcıları olacak yetişkinlerin öğrenme biçimlerine değinmek gerekir. Yetişkinlerin temel olarak, sorun odaklı olduklarını, gerçek yaşam deneyimi görmek istedikleri, mevcut deneyimlerine uygunluk gözettikleri, eğitimde söz sahibi olmak istedikleri, farklı öğrenme biçim ve hızlarına sahip oldukları, takım çalışmasına odaklandıklarını, ancak 8-10 dakika odaklanabildiklerini ve sonuçları kısa sürede görmek istedikleri sonucuna varmak mümkündür. Ek olarak, iletişimi ağırlıklı olarak dinleme, konuşma, okuma ve yazma olarak kullanma biçimlerimize karşın, en çok yazarken, en az da dinleme sırasında öğrendiğimize ilişkin araştırmalar da mevcuttur. Yine de en etkin iletişim için duymamız, görmemiz ve iletişim sırasında sözü edilen şeyi denememiz gerekir. Buna karşın, her ne kadar iyi niyetle yapılırsa yapılsın, tüm iletişimimizin, yanlış anlaşılması, yanlış yorumlanması, reddedilmesi, çarpıtılması ve/veya duyulmaması (?!) mümkündür.

Yukarıda sözü edilen nedenlerle herhangi bir topluluk karşısında sunum yapabilmek kolay bir iş değildir. Titreyen eller/ayaklar/dizler, kırmızı yanaklar, titrek bir ses tonu, hafıza kaybı, mide bulantısı vb. hepimizin başına gelebilecek olan sunum kaygısının belirtileridir. Bu kaygıyı giderebilmenin belli başlı yolları arasında, sunum öncesi dinleyicilerin tanınması, olası sorular için hazırlık yapılması, psikolojik hazırlık için başarılı bir sunum yapıldığının zihinde canlandırılması, sunuma fiziksel hazırlık yapılması sayılabilir.

Etkin bir sunum becerisi, üç aşamalı ve planlı bir çalışmayı içerir:

1. Hazırlık/Planlama
2. Sunum/Uygulama
3. Özet/Geribildirim

Hazırlık aşamasında, sunumdan elde edilmesi planlanan amacın belirlenmesi, başarınızı değerleyecek olan katılımcılar hakkında yaş/cinsiyet, uzmanlık düzeyi, vb. hakkında bilgi edinilmesi, sunumun yapılması planlanan fiziksel ve teknolojik ortamın hazırlanması, sunumun hangi gün ve saatte yapılacağının belirlenmesi, planlı bir biçimde bilgi aktarımının gerçekleştirilebilmesi için sunumun giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin organize edilmesi ve mümkünse sunumun yapılmadan önce bir kişi/grup önünde prova edilmesi gerekir.

Sunumun uygulanması aşamasında ise, çeşitli yöntemlerle izleyicilerle yakınlık kurulması, kendinizi, amacınızı anlatan bir açılış konuşmasının yapılması, sunumun ana hatlarının açıklanması gereklidir. Sunumun uygulanması sırasında, sunumu yapan bireyin, doğru ses tonunu ve sözcükleri kullanması, vücut dili ile başarılı bir biçimde iletişim kurabilmesi, katılımcıları eyleme geçmeye hazırlaması ve yararlı ve anlamlı görsel materyal kullanması önem arz eder. Bu açıdan bakıldığında, sunuma değer katmayacak içeriğin kullanılmaması, sahne ve ışıkların doğru kullanımı, görsel materyal açısından ise kavrayışı arttıracak, çeşitlilik ekleyecek, iddiaları güçlendirecek, etkisi uzun sürecek seçimler yararlıdır. Biraz açacak olursak, sözü edilen etkinin yaratılabilmesi için, etkileşim sırasında, sunumu yapan bireyin,

1. Sunumun başında yaşadığı heyecanı giderecek ve olumlu bir ‘ilk izlenim’ yaratacak kadar yumuşak ama kararlı bir ses tonuyla giriş yapması,
2. Sunum sırasında kendisine yardımcı olacak kartlara, duvarlara, tavana, yere odaklanmaksızın katılımcılarla göz teması kurması,
3. Dinleyicilerin tümünün duymasını sağlayabilecek ama vurgulara da dikkat ettiğini belirtebilecek bir ses tonu kullanması ve katılımcıların mesajı sindirmesi için ara vermesi,
4. Jargon, terminoloji kullanımından kaçınarak, duru, düzgün, akıcı ama yalın bir dil kullanması,
5. Ellerini kullanması, iyi bir duruş sergilemesi, çevrede yavaşça dolaşması, arkasını dönerek konuşmaması, yüz ifadesine dikkat etmesi, mimik ve jestlerini kullanması, cinsellik çağrıştıracak ‘mahrem’ mesafeden uzak durması ve sallanmaması, bir başka deyişle beden dilini iyi kullanması,
6. Katılımcı odaklı olması ve katılımcılarla etkileşim halinde bulunması gereklidir.

Yine sunumun uygulanması aşamasında, görsel/işitsel materyal kullanımı planlanıyorsa, tasarım açısından dikkat edilmesi gereken noktalar mevcuttur. Bu anlamda, kolaylıkla okunabilecek yazı tipinin ve büyüklüğünün seçilmesi, uygun arka plan ve yazı renklerinin belirlenmesi, anahtar sözcüklerin belirlenerek altlarının çizilmesi, uzun cümlelerden kaçınılması, sembol ve işaretlerin yalnızca işlevsellik kattığında kullanılması, boş alanların düzenlenmesi, sununun yazıyla doldurulmaması gibi unsurların önem arz ettiği belirtilmelidir.

Sunumun yapılacağı fiziksel mekânın denetimi için katılımcıların birbirlerini görebildiği bir oturma biçiminin sağlanması, sunum öncesi tüm teknolojik donanımın ve aydınlatma, havalandırma, vb. sistemlerin kontrol edilmesi gereklidir.

Sunumun özet ve geribildirim aşamasında sunum sırasında aktarılan bilginin kısa bir özetinin yapılması ve katılımcıların geribildirimlerinin alınması sağlanır.

Yukarıda sözü edilen içeriğe yönelik olarak unutulmaması gereken en önemli noktalardan birisi, sunumu gerçekleştiren bireyin, dinleyicileri bir biçimde sunumun içerisine katması ve aktif katılım sağlaması gerektiğidir. Bir Çin atasözü, bu durumu en iyi biçimde özetler: ‘Söyle bana, unutayım; göster bana, hatırlayayım; kat beni, anlayayım”…

Etkili sunum teknikleri ile ilgili görsel materyale ulaşmak için tıklayınız.